Yritysjuhlan ja gaalan tekniikka
Yritysjuhla eroaa muista juhlista siinä että se on osa yrityksen viestintää. Sali katsoo lavalle, videot pitää saada näkyviin ja palkitsemisen pitää näyttää arvokkaalta myös kuvassa. Se vaatii että ääni, valo, näyttö ja illan kulku on suunniteltu yhdessä eikä erikseen.
Yritysjuhlassa on ohjelmaa: puheita, videoita, palkitsemisia ja usein esiintyjä. Ne ostetaan eri paikoista, eikä kukaan vastaa siitä että ne toimivat peräkkäin ilman katkoja.
Kausi: Ympäri vuoden, painopiste tammi-maaliskuussa ja syyskaudella. Varaa kuukaudesta kolmeen etukäteen. Juhlavuosi tiedetään yleensä vuotta aikaisemmin, ja silloin kannattaa varata heti kun päivä on päätetty.
Neljä asiaa jotka yritysjuhlan kohdalla menevät useimmin pieleen
Ohjelma on käsikirjoitettu
Yritysjuhlassa on aikataulu joka on tehty etukäteen ja jossa jokainen siirtymä on tiedossa. Kun sama porukka hoitaa äänen, valon ja kuvan, siirtymät kulkevat ilman että kukaan juoksee salin poikki.
Video ja kalvot pitää saada näkyviin
Lähes jokaisessa yritysjuhlassa näytetään video tai esitys. Se vaatii projektorin tai näytön, äänen samasta järjestelmästä ja varakaapelin siltä varalta että läppäri ei suostu yhteistyöhön.
Palkitseminen on kuvattava hetki
Palkitsemiset päätyvät yrityksen viestintään. Se tarkoittaa että lavalla pitää olla valo joka toimii kameralle, ei pelkkä tunnelmavalo joka näyttää hyvältä silmälle mutta muuttuu kuvassa oranssiksi puuroksi.
Yksi yhteyshenkilö riittää
Yritysjuhlan järjestäjä on yleensä joku jolle tämä ei ole päätyö. Kokonaisuutena ostettuna hän soittaa yhdelle ihmiselle eikä sovita yhteen neljää toimittajaa joilla on eri aikataulut.
Kolme tapaa hoitaa yritysjuhla ja gaala
Hinnat alv 0 %. Vuokrasetit voi varata suoraan vuokraamosta ilman tarjouspyyntöä. Kuljetus lisätään erikseen matkan mukaan, myös pääkaupunkiseudulla.
Selvitä nämä ennen kuin pyydät tarjouksen
- 01Mikä on illan aikataulu ja kuka juontaa?
- 02Näytetäänkö video tai esitys, ja missä muodossa se on?
- 03Onko palkitsemisia, ja kuvataanko ne?
- 04Onko esiintyjä, ja mitä hän tarvitsee?
- 05Kuinka moni tarvitsee mikrofonin?
- 06Milloin tila on käytettävissä kasausta varten?
Saman tilauksen sisällä
Tekniikka on vain yksi osa iltaa. Somistus, tilan ilme ja esiintyjä saa saman tilauksen sisältä, jolloin niitä ei tarvitse sovittaa yhteen jälkikäteen.
- Äänentoisto: PA-järjestelmät, mikserit ja mikrofonit selkeään ääneen.
- Valaistus: LED-valot ja valopöydät tunnelmaan ja näyttävyyteen.
- Lava ja rakenteet: Lavat, katokset ja rigit turvallisesti pystytettynä.
- Tapahtumatuotanto: Avaimet käteen: ääni, valo, lava ja tekninen tuotanto.
- Somistus ja tilasuunnittelu: Ilmapallot, tilan ilme ja se miltä sali näyttää kun ovet aukeavat.
- Esiintyjät ja ohjelma: Bändi, DJ tai juontaja samasta tilauksesta kuin tekniikka.
Yritysjuhla ja gaala: hinta, varaus ja kalusto
Mitä yritysjuhlan tekniikka maksaa?
Alle sadan hengen ilta lähtee 1 490 eurosta, 100-300 hengen juhla 2 900 eurosta ja yli 300 hengen gaala 5 900 eurosta, alv 0 %. Summa sisältää kaluston, tekijät ja työn paikan päällä.
Voitteko hoitaa myös esiintyjän ja ohjelman?
Kyllä. Esiintyjän tekniset tarpeet, aikataulu ja siirtymät kuuluvat samaan kokonaisuuteen. Silloin kukaan ei osoita toista jos jokin ei toimi.
Saako juhlasta videon ja kuvat?
Saa. Kuvat toimitetaan samana iltana ja leikattu video sovitussa aikataulussa. Materiaali on tarkoitettu käytettäväksi, ei arkistoitavaksi.
Miten laskutus toimii?
Tarjous on kiinteä ja se laskutetaan tilaajayritykselle. Emme laskuta ylitunneista jos ilta venyy meidän vuoksemme.
Lue pidempi opas: yritysjuhlan ja gaalan tekniikka blogissa.
Yritysjuhla ja gaala paikkakunnittain
Onko kyse jostain muusta?
Onko yritysjuhlan päivä jo tiedossa?
Varaa kuukaudesta kolmeen etukäteen. Juhlavuosi tiedetään yleensä vuotta aikaisemmin, ja silloin kannattaa varata heti kun päivä on päätetty. Kerro päivämäärä, paikka ja arvio vierasmäärästä, niin saat tarjouksen yleensä saman päivän aikana.
